善用aNobii為知識管理利器

原始撰文只為幫忙熱情滿載的草根環保團體(NGO)。真正的草根NGO大多買不起最新款的昂貴電腦資訊硬體,更不可能花錢買整套系統管理軟體,或是雇用專職的資訊管理人才(MIS)。試想,這世上若有能夠提高工作效率,又可協助管理NGO資產的免費工具,豈不快哉?

舉例來說,NGO或小型組織常需花時間花力氣企劃活動、安排活動執行細項。這年頭縱有網路電話可省通訊費,大多時候仍得召開面對面的小組討論;此外,NGO還常需要蒐集、歸納整理、交換資料庫,自己編輯網頁、發行電子報,有的還需要組織志工夥伴,策劃志工心得分享等工作。

相較於大型企業握有大批銀彈與人力資源,NGO或小型組織在分工與制度設計限制下,多無法參酌企業集團規章習慣行事。話又說回來,小型組織的強項不就正在於彈性應變? 既然網路上有免費資訊與知識管理工具,不善用實在說不過去。

常聽到進銷庫存或會計記帳另有獨立資訊系統,我不懂也不敢多說話,可是一些普遍的共同功能需求,看似邊緣不夠重要,卻可能是組織內部或向外擴長的知識管理心臟。

不論過去有過甚麼管理大師談了什麼學習型組織或XX型組織,這裡只想先幫小型弱勢組織,解決堆積如垃圾山的參考書籍與相關資料,再來,才可能將這些資料轉化為組織行動的資源交流整合基礎。

嚴選網路書櫃(書目管理)網站

好啦,我必須承認還沒用過大名鼎鼎的「羽毛」書目編輯網站,羽毛以簡體中文為主介面,對於習慣繁中(管它叫甚麼正中繁中,知道是甚麼就好)的人還是有點小不方便。多年前偶然發現一個不知道怎麼發音的免費書目管理網站叫做aNobii (註:好像酷炫新網站名稱如SKYPE等,都讓人始終搞不清楚正確念法),aNobii出現沒多久,網路上又出現類似網站,叫做ppolis。兩個站都仍持續開發中,先從aNobii與ppolis這兩個兩網站的使用經驗分享起,至於貴組織適合哪一個,請依以下說明自行判斷,若有更好書目管理網站也請不吝回報喔!

組織內部需求差異

先以小組織內部需求差異為例,簡單比較這兩個網站系統:

  • aNobii主要功能為書籍管理與閱讀心得社群;
  • ppolis則採aNobii的功能為基礎,延伸出附加物品(資產)管理介面。

aNobii

【註】aNobii官方說明

aNobii主要五大功能與NGO可應用方式

  • 功能一:探索並訂閱別人書櫃
  • 功能二:輕鬆建檔藏書資料、分享書櫃內容

  1. 書籍、報告書、重要文件等資料建檔(無ISBN之資料也可建檔)。
  2. 網路讀書會資料庫(可作為與外界資訊交流用)。
  3. 重要環境新聞活動常有參考書目,aNobii是佈建NGO在網路資訊外,實體書籍閱讀心得資訊網絡(註:目前aNobii線上已有多家獨立書店藉此建立完整資料量,如較活躍的淡水有河書店)。
  4. NGO內部各組間的書籍保管與借閱登記等(註:用Tag關鍵字設定書籍狀態、可看出誰正在使用、心得評論。資訊並可設隱藏或開放之權限)。
  5. 撰寫計畫書時,除了找孤狗(google)大神,常找不到適當實體書籍或報告書的摘要參考,而aNobii是各分組間可交互運用增強內容的實體資料庫。
  6. NGO朋友常因工作事務太繁瑣忙碌,無暇了解負責不同專案之工作夥伴去外頭開會、出差、訪問後帶回來的書籍與參考資料。如去英國與日本帶回的環境信託外文書,可能NGO工作人員沒心力看原文書並摘要心得分享給沒機會去國外出差的同事,但是或許網路上已有對同一本書籍或評論,用aNobii就可在這基礎上加分。此外,也可以鼓勵志工參與,分工方式閱讀、寫摘要與心得(合力消化資料為知識)。
  7. 若有組織本身的出版品,也可以以此介面出售或與他人交換。

[具體建議
購買類似圖書館用之簡易紅外線條碼掃瞄槍(約NT1000 – NT2000),可用更精簡人力與預算,快速整理分散於各員工手上未歸類的書籍及組織資產。

[註] aNobii在2010年起支援用iPhone等智慧手機照相即可掃瞄書籍條碼功能

  • 功能三:訂定您自己的欲購書單

    • NGO可用aNobii鼓勵網友捐書(有ISBN碼為佳)的更實際方式
  • 功能四:比較不同網站(如Amazon)價差,或待賣/交換書籍

    • NGO可以aNobii歸檔各單位送的文宣資料或珍貴書籍,丟了可惜。開放認購或交換,更能增進與外界資源的互動關係。
  • 功能五:匯入匯出資料庫

    • aNobii可將資料庫輸出為Excel檔(這是我最激賞功能!)或html檔。
    • 可一次以ISBN碼大量輸入資料。
    • 可匯入ppolis (ppolis已經幫你寫好免痛搬家程式)

[註]若用人工輸入,即使分工還是累。或許可先用線上搜尋相關資訊再加入。對於資料量多的組織,畢竟都很累,還是參考上述建議,掃描吧!


ppolis

http://blog.ppolis.com/?page_id=2

官方功能說明:

  1. 輕易建立管理你所擁有、想要的物品
  2. 發表物品感想、評論、隨想、碎碎唸…
  3. RSSwidget將物品清單帶著走
  4. 結交喜好相近的朋友、參與社群

[評論]

ppolis主要功能類似aNobii,資料性質不限書籍,內定介面設計可增加更多屬性物品如CD等多媒體或小禮物。ppolis幾乎是網路版資產管理系統,運用系統設計,可由山丘或aNobii等對手網站免痛搬家匯入。但是,ppolis使用者介面設計極混亂,遠不如aNobii簡潔有型。要不是ppolis多了可以與aNobii匯出匯入功能,根本就不用評比這兩網站,直接推薦aNobii就是了!

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